TraxInvoice — Zásady ochrany osobních údajů pro merchant web a uživatelské účty

Verze: 0.1
Datum návrhu: 7. 9. 2026
Platnost od: [DOPLNIT]

Před zveřejněním doplnit identitu provozovatele, kontakty, finální seznam subzpracovatelů, produkční AWS region a skutečné retenční lhůty.

1. Správce osobních údajů

Pro údaje uživatelů platformy TraxInvoice, účtů, předplatného, bezpečnosti a vlastního provozu je správcem:

[OBCHODNÍ FIRMA PROVOZOVATELE TRAXINVOICE]
IČO: [DOPLNIT]
Sídlo: [DOPLNIT]
E-mail: [DOPLNIT]
Privacy kontakt: [DOPLNIT]

Dále jen „TraxInvoice“.

2. Kdy je TraxInvoice správce a kdy zpracovatel

2.1 TraxInvoice jako správce

TraxInvoice je správcem zejména pro:

• registraci uživatelského účtu,
• ověření e-mailu,
• přihlášení a napojené identity,
• evidenci zařízení a sessions,
• správu tenant membership,
• předplatné, PAYG usage a billing,
• komunikaci s uživatelem o službě,
• podporu,
• zabezpečení, antifraud a audit vlastního provozu,
• vlastní provozní logy,
• zákonné povinnosti TraxInvoice,
• případný marketing TraxInvoice vůči merchant uživatelům.

2.2 Merchant jako správce; TraxInvoice jako zpracovatel

U údajů, které Merchant vloží nebo vytvoří v TraxInvoice o svých zákaznících, pracovnících, fakturách a platbách za účelem své vlastní podnikatelské činnosti, je správcem zpravidla Merchant.

TraxInvoice tyto údaje zpracovává jeho jménem podle smlouvy o zpracování osobních údajů, která tvoří přílohu Obchodních podmínek pro Merchanty.

3. Jaké osobní údaje zpracováváme o merchant uživatelích

Podle způsobu používání služby zejména:

Identifikační údaje

• jméno a příjmení,
• obchodní jméno,
• IČO, DIČ,
• pracovní role (člen může mít více rolí; samotná role Accountant nečerpá placené seat),
• TenantId/UserId,
• zobrazované jméno.

Kontaktní údaje

• e-mail,
• telefon,
• fakturační/kontaktní adresa.

Přihlašovací údaje

• hash hesla u vlastního účtu,
• ověření e-mailu,
• OIDC tokeny a relace (včetně refresh) v chráněné formě,
• informace o MFA/passkey, až budou nabízené (nejsou v launch),
• externí identity v launch (Google, Apple):
  • provider,
  • provider subject,
  • provider email snapshot,
  • čas propojení/použití.

TraxInvoice neukládá heslo k účtu Google ani Apple.

Údaje o zařízení a relaci

• DeviceId,
• platforma,
• čas prvního/posledního použití,
• stav revokace,
• bezpečnostní tokeny v chráněné formě,
• IP a user-agent v bezpečnostních logách.

Údaje o předplatném a využití

• tarif,
• počet licencovaných uživatelů,
• počet vystavených faktur pro PAYG,
• fakturační historie TraxInvoice vůči Merchantovi,
• stav platby za službu,
• Stripe customer/subscription identifikátory podle implementace.

Stripe Connect

• Stripe Connected Account ID,
• onboarding/capability status,
• informace nezbytné k poskytování propojení.

TraxInvoice nemá ukládat celé údaje platebních karet.

Bankovní integrace

Při napojení bankovního API:

• typ bankovního konektoru,
• technický token/API credential v šifrované podobě,
• mapování účtu,
• čas poslední synchronizace,
• chyby integrace.

Podpora

• obsah požadavků na podporu,
• související technická metadata,
• komunikace s uživatelem.

4. Účely a právní důvody

Poskytnutí služby

Účel:

• založení a správa účtu,
• přístup k tenantovi,
• fakturace služby,
• poskytování objednaných funkcí.

Právní důvod:

• plnění smlouvy, pokud je uživatel přímo smluvní stranou,
• oprávněný zájem TraxInvoice a příslušného Merchanta na poskytování smluvené služby, pokud je uživatel zaměstnanec/spolupracovník Merchanta.

Zabezpečení a prevence zneužití

Účel:

• ochrana účtů,
• ochrana tenantů,
• odhalování credential sharingu a útoků,
• audit bezpečnostně významných operací.

Právní důvod:

• oprávněný zájem na bezpečném a spolehlivém provozu.

TraxInvoice nebude pro licenční enforcement používat invazivní průběžné sledování polohy.

Plnění právních povinností

Například:

• účetní a daňová evidence vlastních plateb TraxInvoice,
• součinnost s oprávněnými orgány,
• povinnosti v oblasti ochrany osobních údajů.

Právní důvod:

• splnění právní povinnosti.

Podpora a obrana nároků

Právní důvod:

• plnění smlouvy,
• oprávněný zájem na řešení incidentů, reklamací a právních nároků.

Marketing TraxInvoice

Marketingové e-maily nejsou nutnou podmínkou používání služby.

Mohou být zasílány pouze na odpovídajícím právním základě podle GDPR a zákona č. 480/2004 Sb.

Každé obchodní sdělení musí umožnit jednoduché odmítnutí dalších obchodních sdělení.

Technická zpráva o:

• bezpečnosti,
• odstávce,
• změně podmínek,
• platbě předplatného,

není považována za marketing jen proto, že byla zaslána e-mailem.

5. Údaje zákazníků Merchanta

TraxInvoice může jménem Merchanta zpracovávat:

• jméno zákazníka,
• kontakty,
• fakturační adresu,
• IČO/DIČ,
• obsah faktur,
• popisy prací,
• ceny,
• bankovní transakční metadata,
• stav úhrady,
• připomínky,
• údaje o doručení/zobrazení.

Merchant odpovídá za to, že:

• má pro tyto údaje právní důvod,
• poskytne zákazníkům požadované informace,
• nezadává do TraxInvoice údaje, které nepotřebuje,
• respektuje práva subjektů údajů.

TraxInvoice s plněním těchto povinností poskytuje součinnost podle DPA.

6. Příjemci a poskytovatelé

Amazon Web Services

Použití pro:

• hosting,
• databáze,
• privátní objektové úložiště,
• logování/monitoring,
• odesílání transakčních e-mailů přes SES,
• správu klíčů/secrets.

Primární produkční tenant data mají být uložena v EU AWS regionu.

Stripe

Použití pro:

• billing TraxInvoice, pokud bude implementován přes Stripe,
• Stripe Connect,
• online platby zákazníků Merchantů.

Stripe podle konkrétního účelu může vystupovat jako zpracovatel nebo samostatný správce.

Poskytovatelé identity

V launch, podle volby uživatele:

• Google,
• Apple.

Při přihlášení přes Google nebo Apple dochází ke komunikaci s vybraným poskytovatelem. Vlastní OIDC server TraxInvoice vydává tokeny webové a nativní aplikaci.

Microsoft a mojeID v launch nejsou.

Banka / Fio API

Při zapnutém bankovním propojení TraxInvoice komunikuje s API banky podle pokynu Merchanta.

Banka zůstává samostatným subjektem ve vztahu ke svým bankovním službám.

Další subzpracovatelé

Aktuální seznam:

[DOPLNIT URL]

Změny subzpracovatelů pro customer data se řídí DPA.

7. Mezinárodní předávání

Pokud poskytovatel zpracovává údaje mimo EHP, TraxInvoice zajistí odpovídající mechanismus podle kapitoly V GDPR, pokud je vyžadován.

Může jít zejména o:

• rozhodnutí o odpovídající ochraně,
• Data Privacy Framework,
• standardní smluvní doložky,
• jiné zákonné řešení.

Stripe ve své DPA dokumentaci popisuje použití DPF a SCC pro relevantní mezinárodní přenosy.

8. Doba uchování

Finální produkční lhůty musí odpovídat skutečnému provozu. Návrh MVP:

Uživatelský účet

Po dobu aktivního účtu a 60 dnů po ukončení předplatného (online read-only). Poté se doklady přesunou do Iceberg ZIP (IČO + název subjektu) na 10 let; online kopie se smaže. TraxInvoice není účetní software; zákonná archivace zůstává na Merchantovi.

Tenant customer data

Po dobu smluvního vztahu podle pokynů Merchanta.

Po ukončení služby:

1. Merchant má 60 dnů online přístup k dokladům (export),
2. poté TraxInvoice uloží Iceberg ZIP (PDF, ISDOC, dump merchant údajů) podle IČO a názvu subjektu na 10 let,
3. online tenant data se odstraní,
4. Iceberg se do nového Tenantu automaticky neobnovuje.

Merchant odpovídá za zákonnou archivaci. TraxInvoice je výrobce a úložiště dokladů, nikoli účetní software.

Provozní logy

Běžné aplikační/access logy:

30 dnů

Bezpečnostní/auditní logy

Bezpečnostně významné události mohou být uchovány déle, navrženě až:

12 měsíců

pokud je to přiměřené účelu bezpečnosti a obrany nároků.

Support komunikace

Navrženě po dobu trvání účtu a následně až 3 roky, je-li to přiměřeně potřebné pro historii podpory a právní nároky.

Vlastní účetní a daňové doklady TraxInvoice

Po dobu vyžadovanou příslušnými právními předpisy.

9. Automatizované funkce

TraxInvoice může automaticky:

• navrhovat spárování bankovní transakce,
• automaticky označit vysoce jisté spárování podle tenant policy,
• plánovat připomínky,
• detekovat neobvyklé bezpečnostní chování.

Tyto funkce nejsou určeny k automatizovanému rozhodování o fyzické osobě s právními nebo obdobně významnými účinky podle čl. 22 GDPR.

10. Práva uživatelů

Podle konkrétního právního důvodu má subjekt údajů zejména právo:

• na informace,
• na přístup,
• na opravu,
• na výmaz,
• na omezení,
• vznést námitku,
• na přenositelnost,
• odvolat souhlas tam, kde je zpracování na souhlasu založeno,
• podat stížnost u ÚOOÚ.

Žádosti:

[DOPLNIT PRIVACY EMAIL]

Odpověď bude poskytnuta v zákonné lhůtě; totožnost žadatele může být přiměřeně ověřena.

11. Marketingové preference

Odhlášení z marketingu:

• nesmí zrušit bezpečnostní ani servisní komunikaci nutnou ke smlouvě,
• je možné kdykoli,
• je evidováno odděleně od souhlasu s Terms.

TraxInvoice nesmí spojovat přijetí Obchodních podmínek se souhlasem s marketingem.

12. Zabezpečení

Technická a organizační opatření zahrnují zejména:

• databázi oddělenou pro každý tenant,
• HTTPS/TLS,
• privátní S3,
• princip minimálních oprávnění,
• oddělené DB runtime a migration role,
• append-only audit,
• šifrované tenant secrets,
• bezpečné external identity linking,
• krátkodobé sessions a revokaci zařízení,
• WAF/rate limiting,
• monitoring,
• zálohy a obnovu,
• idempotenci finančních commandů,
• redakci citlivých údajů v logách.

13. Cookies

Merchant web používá v MVP pouze technicky nezbytné cookies.

Podrobnosti:

Zásady používání cookies pro merchant web TraxInvoice

14. Stížnost

Dozorový úřad:

Úřad pro ochranu osobních údajů
https://uoou.gov.cz/

15. Změny zásad

Podstatné změny budou oznámeny přiměřeným způsobem.

Privacy Policy se nepřijímá jako souhlas. Jde o informační dokument.

Pokud je pro konkrétní zpracování vyžadován souhlas, je vyžádán samostatně a konkrétně.

16. Právní východiska

• Nařízení (EU) 2016/679 (GDPR)
• zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů
• zákon č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti
• ÚOOÚ: https://uoou.gov.cz/
• Stripe DPA: https://stripe.com/legal/dpa